Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện kèm phụ lục, thanh lý trọn bộ

Mỗi loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện đều mang những đặc thù riêng và kéo theo các điều khoản ràng buộc khác nhau tùy theo quy mô, mục tiêu cũng như yêu cầu cụ thể của từng chương trình. Việc xây dựng một hợp đồng rõ ràng, đầy đủ và chặt chẽ ngay từ đầu là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên, hạn chế rủi ro và tối ưu hiệu quả triển khai sự kiện.

Dưới đây Hoàng Long Event sẽ chia sẻ đến bạn mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện đầy đủ, bao gồm phụ lục chi tiết và biên bản thanh lý trọn bộ, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế và đảm bảo tính pháp lý trong quá trình hợp tác.

Trọn bộ mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện kèm phụ lục, thanh lý

Để thuận tiện cho việc ký kết, nghiệm thu và thanh toán trong quá trình triển khai chương trình, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu pháp lý ngay từ đầu. Dưới đây là bộ mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện được sử dụng phổ biến hiện nay.

1. Mẫu hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Số: ………………………

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên thuê dịch vụ):

• Tên đơn vị: ……………………………………….
• Địa chỉ: …………………………………………….
• Mã số thuế: ……………………………………….
• Đại diện: …………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………
• Điện thoại: …………………………………………

BÊN B (Bên cung cấp dịch vụ):

• Tên công ty: ………………………………………
• Địa chỉ: …………………………………………….
• Mã số thuế: ……………………………………….
• Đại diện: …………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………
• Điện thoại: …………………………………………

Điều 1. Nội dung công việc

Bên B thực hiện tổ chức chương trình:

• Tên sự kiện: ………………………………………
• Địa điểm: ………………………………………….
• Thời gian tổ chức: ……………………………….
• Quy mô khách mời: ……………………………..
• Các hạng mục thực hiện theo phụ lục báo giá đính kèm.

Điều 2. Giá trị hợp đồng

• Tổng giá trị hợp đồng: ………………….. VNĐ
• Thuế VAT: …………………………………. VNĐ
• Tổng thanh toán: ………………………… VNĐ

Điều 3. Phương thức thanh toán

• Đợt 1: Tạm ứng ……….% giá trị hợp đồng sau khi ký.
• Đợt 2: Thanh toán phần còn lại sau khi nghiệm thu chương trình.
• Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ các bên

Quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của Bên A và Bên B trong quá trình thực hiện chương trình.

Điều 5. Điều khoản chung

• Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung đã thỏa thuận.
• Tranh chấp phát sinh sẽ được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng.
• Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

2. Mẫu phụ lục hợp đồng tổ chức sự kiện

PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG

Số: ………………………

(Ban hành kèm theo Hợp đồng số: ……………)

Tổng giá trị trước VAT: ……………. VNĐ

Thuế VAT: …………………………… VNĐ

Tổng thanh toán: …………………… VNĐ

Phụ lục này là bộ phận không tách rời của hợp đồng và có hiệu lực kể từ ngày ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

3. Mẫu thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Căn cứ Hợp đồng số: ……………….. ký ngày ……../……../……….

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm …….., chúng tôi gồm:

BÊN A:

• Tên đơn vị: ………………………………………
• Đại diện: …………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………

BÊN B:

• Tên đơn vị: ………………………………………
• Đại diện: …………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………

Sau khi đối chiếu và kiểm tra thực tế, hai bên thống nhất xác nhận:

Điều 1. Kết quả thực hiện

Bên B đã hoàn thành đầy đủ các hạng mục theo hợp đồng và phụ lục đã ký kết.

Điều 2. Giá trị thanh toán

• Giá trị hợp đồng: ……………………….. VNĐ
• Giá trị phát sinh (nếu có): ……………. VNĐ
• Tổng giá trị quyết toán: ………………. VNĐ
• Số tiền đã thanh toán: ………………… VNĐ
• Số tiền còn phải thanh toán: …………. VNĐ

Điều 3. Cam kết

Hai bên xác nhận không còn khiếu nại liên quan đến khối lượng công việc đã nghiệm thu.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Các điều khoản cốt lõi trong mẫu hợp đồng thuê tổ chức sự kiện trọn gói

Để hạn chế tranh chấp và đảm bảo quyền lợi cho cả khách hàng lẫn đơn vị thực hiện, một mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần quy định rõ ràng các điều khoản quan trọng ngay từ đầu. Dù là hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện cho hội nghị, lễ khai trương, lễ khánh thành, hội thảo khách hàng hay chương trình gala dinner, các nội dung dưới đây luôn được xem là nền tảng pháp lý không thể thiếu.

1. Thông tin pháp lý của các bên tham gia hợp đồng

Điều khoản đầu tiên cần thể hiện đầy đủ thông tin của bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân.
• Người đại diện ký kết hợp đồng.
• Chức vụ.
• Địa chỉ liên hệ.
• Mã số thuế.
• Số điện thoại, email.
• Thông tin tài khoản ngân hàng.

Việc xác định chính xác chủ thể ký kết giúp mẫu hợp đồng thuê tổ chức sự kiện có giá trị pháp lý rõ ràng, đồng thời là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

2. Nội dung và phạm vi công việc tổ chức sự kiện

Đây là điều khoản quan trọng nhất trong hợp đồng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, giúp xác định chính xác những hạng mục mà đơn vị tổ chức phải thực hiện.

Nội dung thường bao gồm:

• Tên chương trình.
• Chủ đề sự kiện.
• Địa điểm tổ chức.
• Thời gian diễn ra.
• Quy mô khách mời.
• Hệ thống sân khấu.
• Âm thanh, ánh sáng.
• Màn hình LED.
• MC, ca sĩ, nhân sự sự kiện.
• Trang trí backdrop, photobooth.
• Quay phim, chụp ảnh.
• Teabreak hoặc tiệc chiêu đãi.

Các hạng mục chi tiết nên được đính kèm trong phụ lục hợp đồng tổ chức sự kiện nhằm tránh thiếu sót hoặc hiểu nhầm giữa các bên.

3. Giá trị hợp đồng và báo giá chi tiết

Với mọi hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chi phí cần được thể hiện minh bạch và cụ thể.

Điều khoản này thường bao gồm:

• Tổng giá trị hợp đồng.
• Thuế VAT.
• Chi phí từng hạng mục.
• Chi phí phát sinh (nếu có).
• Điều kiện điều chỉnh báo giá.
• Thời điểm xác nhận chi phí cuối cùng.

Việc đính kèm bảng báo giá sự kiện giúp khách hàng dễ dàng kiểm soát ngân sách và là căn cứ quan trọng trong quá trình nghiệm thu, thanh toán.

4. Phương thức và tiến độ thanh toán

Điều khoản thanh toán giúp đảm bảo dòng tiền triển khai chương trình và hạn chế rủi ro cho cả hai bên.

Thông thường hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói sẽ quy định:

• Đặt cọc từ 30% – 50% sau khi ký hợp đồng.
• Thanh toán đợt tiếp theo trước ngày diễn ra sự kiện.
• Thanh toán phần còn lại sau nghiệm thu.
• Thời hạn thanh toán cụ thể.
• Hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
• Mức lãi phạt nếu thanh toán chậm.

Các điều kiện này cần được quy định rõ để tránh phát sinh công nợ kéo dài sau khi chương trình kết thúc.

5. Quyền và nghĩa vụ của bên thuê dịch vụ

Bên thuê dịch vụ có trách nhiệm phối hợp cung cấp đầy đủ thông tin để chương trình được triển khai đúng tiến độ.

Một số nghĩa vụ phổ biến gồm:

• Cung cấp nội dung chương trình.
• Phê duyệt thiết kế, kịch bản.
• Thanh toán đúng hạn.
• Hỗ trợ thủ tục liên quan đến địa điểm tổ chức.
• Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh.

Đồng thời khách hàng cũng có quyền giám sát, kiểm tra chất lượng dịch vụ và yêu cầu đơn vị tổ chức thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện.

6. Quyền và nghĩa vụ của đơn vị tổ chức sự kiện

Đối với bên cung cấp dịch vụ, hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm về chất lượng và tiến độ thực hiện.

Bao gồm:

• Thi công đúng thiết kế đã được duyệt.
• Cung cấp đầy đủ trang thiết bị.
• Bố trí nhân sự vận hành chương trình.
• Đảm bảo an toàn kỹ thuật.
• Tuân thủ thời gian lắp đặt và tháo dỡ.
• Bảo mật thông tin khách hàng.

Điều khoản này giúp nâng cao trách nhiệm của nhà thầu và là căn cứ đánh giá chất lượng khi nghiệm thu sự kiện.

7. Điều khoản phát sinh, thay đổi và bổ sung hạng mục

Trong thực tế, nhiều chương trình có sự thay đổi về quy mô, số lượng khách mời hoặc bổ sung hạng mục vào phút cuối.

Do đó, mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện cần quy định rõ:

• Nguyên tắc phát sinh chi phí.
• Thời điểm chốt hạng mục bổ sung.
• Cách xác nhận bằng văn bản hoặc email.
• Thời hạn thanh toán chi phí phát sinh.

Điều này giúp tránh tranh cãi liên quan đến các khoản ngoài báo giá ban đầu.

8. Điều khoản hủy hoặc hoãn chương trình

Sự kiện có thể bị thay đổi do yếu tố khách quan hoặc nhu cầu của khách hàng. Vì vậy hợp đồng cần quy định cụ thể:

• Thời gian thông báo hủy.
• Mức phạt khi hủy chương trình.
• Chính sách hoàn trả tiền đặt cọc.
• Chi phí đã phát sinh trước thời điểm hủy.
• Trách nhiệm của các bên khi thay đổi lịch tổ chức.

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trong hợp đồng thuê tổ chức sự kiện nhằm bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

9. Điều khoản bảo mật thông tin

Nhiều chương trình hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm hoặc sự kiện nội bộ doanh nghiệp chứa các thông tin chiến lược chưa được công bố.

Do đó hợp đồng nên bổ sung điều khoản bảo mật đối với:

• Nội dung chương trình.
• Danh sách khách mời.
• Hình ảnh, video.
• Tài liệu nội bộ.
• Chi phí và báo giá.

Các vi phạm về bảo mật cần có chế tài xử lý rõ ràng để hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.

10. Điều khoản nghiệm thu, thanh lý và giải quyết tranh chấp

Sau khi chương trình kết thúc, hai bên cần lập biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện để xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ.

Nội dung thường bao gồm:

• Kết quả thực hiện các hạng mục.
• Giá trị phát sinh tăng hoặc giảm.
• Công nợ còn lại.
• Thời hạn thanh toán cuối cùng.
• Cam kết chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng.

Trường hợp phát sinh tranh chấp, hợp đồng cần quy định rõ phương thức giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải hoặc khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật hiện hành.

Hoàng Long Event hy vọng với những mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý được chia sẻ trong bài viết trên, bạn sẽ có thêm cơ sở để xây dựng bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ, chuyên nghiệp cho mỗi chương trình. Việc chuẩn bị hợp đồng chặt chẽ ngay từ đầu không chỉ giúp các bên thống nhất rõ phạm vi công việc, chi phí và trách nhiệm thực hiện mà còn hạn chế tối đa những rủi ro, tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện sắp tới và cần một giải pháp tổ chức trọn gói chuyên nghiệp – từ tối ưu ngân sách đến cam kết pháp lý rõ ràng – đừng ngần ngại liên hệ với Hoàng Long Event để nhận tư vấn chi tiết và báo giá ưu đãi nhất ngay hôm nay!