Khai trương là một trong những sự kiện quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một buổi khai trương thành công không chỉ giúp thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu. Tuy nhiên, để chương trình diễn ra suôn sẻ và ấn tượng, việc lập kế hoạch chi tiết là yếu tố then chốt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương khoa học, kèm theo mẫu minh họa cụ thể để bạn dễ dàng áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Các bước lên kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết
1. Xác định thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức lễ khai trương không chỉ đơn thuần là chọn một ngày thuận tiện, mà còn cần cân nhắc đến yếu tố phong thủy để mang lại may mắn, tài lộc. Doanh nghiệp nên lựa chọn ngày lành tháng tốt, giờ đẹp theo lịch âm hoặc nhờ chuyên gia phong thủy tư vấn. Ngoài ra, cũng cần lưu ý:
- Tránh trùng với các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng khác để khách mời dễ dàng tham gia.
- Nếu tổ chức ngoài trời, nên chọn khung giờ thời tiết mát mẻ, ít rủi ro mưa gió.
- Thời điểm tổ chức nên phù hợp với lịch trình của đối tác và khách mời VIP để đảm bảo sự hiện diện đầy đủ.
2. Xác định quy mô và đối tượng khách mời
Quy mô sự kiện phụ thuộc vào mục tiêu, ngân sách và đối tượng hướng đến. Nếu chỉ muốn đánh dấu sự kiện khai trương trong phạm vi nhỏ, có thể tổ chức ấm cúng cùng người thân, bạn bè và khách hàng gần gũi. Ngược lại, nếu muốn tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, cần tổ chức sự kiện lớn, hoành tráng và mời nhiều khách mời có sức ảnh hưởng.
Danh sách khách mời nên bao gồm:
- Đối tác chiến lược, khách hàng tiềm năng: tạo dựng uy tín, thúc đẩy hợp tác.
- Bạn bè, người thân: góp phần tạo không khí thân mật, gắn kết.
- Báo chí, truyền thông, KOL/KOC: gia tăng hiệu ứng lan tỏa thương hiệu.
Việc lên danh sách khách mời chi tiết giúp bạn dễ dàng kiểm soát số lượng, bố trí chỗ ngồi hợp lý và chuẩn bị quà tặng phù hợp.
3. Lập ngân sách chi tiết
Ngân sách là nền tảng để triển khai mọi hạng mục. Một bản dự toán chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí và tránh tình trạng phát sinh quá mức. Các hạng mục chính cần có:
- Trang trí sự kiện: cổng hoa, backdrop, sân khấu, khu vực check-in, hoa tươi.
- Âm thanh – ánh sáng: loa, micro, màn hình LED, hệ thống đèn.
- Nhân sự: MC, PG/PB, ca sĩ, nhóm múa lân – sư – rồng, đội phục vụ.
- Tiệc chiêu đãi: buffet, finger food hoặc tiệc nhẹ, nước uống, rượu vang, cocktail.
- Quà tặng khách mời: sản phẩm mẫu, voucher giảm giá, quà lưu niệm.
- Truyền thông – quảng bá: thiệp mời, standee, banner, chạy quảng cáo, thuê KOL.
- Chi phí phát sinh: khoảng 10 – 15% tổng chi phí để xử lý tình huống bất ngờ.
Nếu có tài trợ từ đối tác hoặc hợp tác quảng bá, nên tận dụng để giảm chi phí.
4. Thiết kế và truyền thông sự kiện
Thiết kế sự kiện phải đồng bộ với nhận diện thương hiệu để khách mời dễ dàng ghi nhớ. Các ấn phẩm cần chuẩn bị:
- Backdrop sân khấu, standee chào đón, banner treo ngoài trời.
- Thiệp mời thiết kế trang trọng, mang màu sắc thương hiệu.
- Quà lưu niệm in logo doanh nghiệp.
- Truyền thông sự kiện cần tiến hành sớm, ít nhất 2 – 4 tuần trước khai trương:
- Đăng tải thông tin trên mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram, Zalo OA).
- Gửi thư mời qua email, tin nhắn SMS đến khách hàng thân thiết.
- Tổ chức mini game online để tăng sự tương tác.
- Hợp tác với KOL/KOC, reviewer để lan tỏa hình ảnh rộng rãi.
- Chuẩn bị phương án livestream trực tiếp trên fanpage, TikTok để nhiều người theo dõi.
5. Xây dựng kịch bản chi tiết
Một lễ khai trương muốn thành công cần có timeline cụ thể và logic. Các bước cơ bản gồm:
- Đón tiếp khách, check-in, chụp hình lưu niệm.
- Tiết mục mở màn: múa lân – sư – rồng chúc phúc.
- MC giới thiệu đại biểu, khách mời, đối tác.
- Trình chiếu video clip về hành trình xây dựng doanh nghiệp.
- Phát biểu của ban lãnh đạo, khách mời VIP.
- Nghi thức cắt băng khai trương, khui sâm-panh.
- Văn nghệ chào mừng, tiết mục ca hát hoặc nhảy hiện đại.
- Mini game, bốc thăm trúng thưởng, trao quà.
- Dùng tiệc chiêu đãi, giao lưu và chụp hình kỷ niệm.
Mỗi phần cần quy định thời lượng rõ ràng để đảm bảo chương trình không kéo dài, không nhàm chán.
6. Phân công nhân sự phụ trách
Để sự kiện vận hành trơn tru, cần chia rõ nhiệm vụ cho từng bộ phận:
- MC: dẫn dắt chương trình, khuấy động không khí.
- Đội tiếp tân (PG/PB): hỗ trợ khách check-in, dẫn chỗ, trao quà.
- Kỹ thuật viên: phụ trách âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
- Media team: quay phim, chụp ảnh, livestream.
- Điều phối viên: giám sát tiến trình, xử lý sự cố.
- Cộng tác viên: hỗ trợ hậu cần, chăm sóc khách VIP.
Trước ngày sự kiện, nên tổ chức buổi họp tổng duyệt để mọi người nắm rõ nhiệm vụ.
7. Trang trí và bố trí không gian sự kiện
Không gian trang trí ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng đầu tiên của khách mời. Một số hạng mục cần chú ý:
- Sân khấu chính: nổi bật, sang trọng, thể hiện hình ảnh thương hiệu.
- Cổng hoa hoặc cổng bong bóng: tạo điểm nhấn thu hút từ bên ngoài.
- Khu vực check-in: có backdrop, photobooth để khách chụp ảnh lưu niệm.
- Khu trưng bày sản phẩm: để khách tham quan, trải nghiệm trực tiếp.
- Khu vực khách VIP: bố trí bàn ghế riêng, phục vụ chu đáo.
- Trang trí cần hài hòa, chuyên nghiệp, không quá rườm rà nhưng phải nổi bật.
8. Kiểm tra và chạy thử trang thiết bị
Trước khi khai trương chính thức, cần tổng duyệt toàn bộ hệ thống:
- Âm thanh, ánh sáng, micro.
- Màn hình LED, video trình chiếu.
- Hệ thống điện, máy phát điện dự phòng.
- Dụng cụ nghi thức: kéo, ruy băng, pháo giấy, sâm-panh.
- Chạy thử trước giúp phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời.
9. Giám sát sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, đội ngũ giám sát đóng vai trò vô cùng quan trọng:
- Theo dõi tiến trình để đảm bảo đúng timeline.
- Kiểm soát khâu đón tiếp khách VIP.
- Xử lý các tình huống phát sinh như sự cố kỹ thuật, khách đến trễ, thiếu bàn ghế…
- Đảm bảo toàn bộ sự kiện diễn ra mượt mà, không bị gián đoạn.
10. Chuẩn bị phương án dự phòng
Dù chuẩn bị kỹ đến đâu vẫn có thể phát sinh sự cố, vì vậy cần luôn có kế hoạch dự phòng:
- Thời tiết xấu: mái che, ô dù, áo mưa.
- Mất điện: chuẩn bị máy phát điện.
- Thiết bị hỏng: luôn có micro, loa, laptop dự phòng.
- Khách VIP đến trễ: bố trí người khác thay mặt phát biểu.
- Số lượng khách vượt dự kiến: bổ sung bàn ghế, tăng suất ăn.
- Trục trặc nghi thức: kiểm tra dụng cụ từ trước.
Mẫu kế hoạch tổ chức khai trương đầy đủ chi tiết
Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức khai trương mà bạn có thể tham khảo:
| Khung giờ | Hoạt động | Chi tiết triển khai |
|---|---|---|
| 07:00 – 08:00 | Chuẩn bị & set-up | Trang trí sân khấu, cổng hoa, khu check-in, kiểm tra âm thanh – ánh sáng, chạy thử chương trình |
| 08:00 – 08:30 | Đón tiếp khách mời | PG/PB hỗ trợ check-in, hướng dẫn chỗ ngồi, phát quà lưu niệm, chụp ảnh check-in tại photobooth |
| 08:30 – 08:40 | Tiết mục mở màn | Múa lân – sư – rồng, đánh trống khai hội, tạo không khí sôi động và may mắn |
| 08:40 – 08:50 | MC khai mạc | Giới thiệu chương trình, chào mừng khách mời, giới thiệu đại biểu, đối tác quan trọng |
| 08:50 – 09:05 | Trình chiếu clip & phát biểu | Trình chiếu video giới thiệu doanh nghiệp. Ban lãnh đạo phát biểu định hướng, cảm ơn khách mời |
| 09:05 – 09:20 | Nghi thức khai trương | Cắt băng khánh thành, khui sâm-panh, bắn pháo giấy. Khách mời VIP cùng tham gia chúc mừng |
| 09:20 – 09:40 | Văn nghệ chào mừng | Tiết mục ca hát/nhảy hiện đại, tăng không khí sôi động |
| 09:40 – 10:00 | Mini game – bốc thăm trúng thưởng | MC tổ chức trò chơi, bốc thăm may mắn, trao quà cho khách mời tham gia |
| 10:00 – 10:30 | Tham quan & trải nghiệm sản phẩm | Khách mời tham quan gian hàng, trải nghiệm dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp |
| 10:30 – 11:30 | Tiệc chiêu đãi & giao lưu | Tiệc buffet/finger food. Khách mời giao lưu, chụp hình lưu niệm, ký kết hợp tác (nếu có) |
| 11:30 – 12:00 | Kết thúc chương trình | MC cảm ơn khách mời, tặng quà lưu niệm. Nhân sự tiễn khách, hỗ trợ phương tiện di chuyển |
Dự trù rủi ro trong kế hoạch khai trương
Trong lễ khai trương, việc dự trù rủi ro là rất cần thiết để xử lý kịp thời và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Một số rủi ro thường gặp và phương án xử lý:
- Thời tiết xấu: Chuẩn bị mái che, ô dù, theo dõi dự báo thời tiết sớm để có phương án dự phòng.
- Sự cố kỹ thuật – cháy nổ: Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng; trang bị thiết bị chống giật, bình chữa cháy, máy phát điện dự phòng.
- An ninh – trật tự: Bố trí đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp, phân luồng khách mời, đảm bảo an toàn cho khách VIP.
- Khách mời: Chuẩn bị thêm 10–15% bàn ghế, suất ăn; có người thay thế phát biểu khi VIP vắng mặt.
- Truyền thông: Có thiết bị quay – chụp, livestream dự phòng; chủ động đăng tin trước, trong và sau sự kiện.
Hoàng Long Event – Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp, giá tốt tại Hà Nội
Việc tự mình thực hiện toàn bộ các hạng mục của buổi lễ khai trương sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí, nhưng hiệu quả lại không cao do thiếu kinh nghiệm. Chính vì thế, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trọn gói chính là giải pháp tối ưu giúp sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ và ấn tượng.
Trong số những đơn vị uy tín, Hoàng Long Event luôn được khách hàng tại Hà Nội đánh giá cao nhờ những ưu điểm nổi bật:
- Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chi phí hợp lý: cung cấp dịch vụ trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, công sức và ngân sách.
- Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo: luôn mang đến những ý tưởng độc đáo, khác biệt, tạo dấu ấn riêng cho từng buổi lễ khai trương.
- Kế hoạch tổ chức sự kiện bài bản, khoa học: mỗi hạng mục đều được chuẩn bị kỹ lưỡng, từ thiết kế, trang trí, truyền thông cho đến kịch bản chi tiết.
- Trang thiết bị âm thanh – ánh sáng hiện đại: cùng đội ngũ kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, không gặp sự cố.
- Cung cấp đầy đủ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, ảo thuật gia, đội múa lân – sư – rồng… mang đến những màn trình diễn hấp dẫn, lôi cuốn.
- Chi phí cạnh tranh, ưu đãi: dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói với mức giá hợp lý, đi kèm chính sách chiết khấu cho khách hàng thân thiết.
Với sự đồng hành của Hoàng Long Event, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về một lễ khai trương chuyên nghiệp – ấn tượng – tiết kiệm chi phí, đồng thời tạo dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ trong lòng khách hàng và đối tác.
Thông tin liên hệ Hoàng Long Event
- Công Ty TNHH Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện Hoàng Long
- Địa chỉ: Số 117, Ngõ 209 Ngọc Hồi, Phường Yên Sở, Thành phố Hà Nội
- Hotline: 0986940894
- Email: chothuethietbisukienhoanglong@gmail.com
