Khai trương văn phòng mới không chỉ đơn thuần là một buổi lễ ra mắt mà còn đánh dấu bước khởi đầu quan trọng, mở ra hành trình phát triển và khẳng định thương hiệu cho doanh nghiệp. Đây cũng là dịp đặc biệt để doanh nghiệp giới thiệu hình ảnh chuyên nghiệp, gửi gắm thông điệp và tri ân đối tác, khách hàng.
Nhằm giúp buổi lễ được chuẩn bị trọn vẹn và ấn tượng, hôm nay Hoàng Long Event xin chia sẻ quy trình và kịch bản tổ chức sự kiện khai trương văn phòng chi tiết từ A đến Z.
Chuẩn bị trước khai trương
Khâu chuẩn bị trước ngày khai trương đóng vai trò nền tảng, quyết định sự thành công và ấn tượng của toàn bộ sự kiện. Doanh nghiệp cần triển khai đầy đủ, tỉ mỉ các bước dưới đây:
- Xác định mục tiêu sự kiện: Làm rõ mục tiêu chính như tăng độ nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng mới, tạo ấn tượng mạnh mẽ với đối tác và truyền thông, đồng thời khẳng định vị thế trên thị trường.
- Xác định đối tượng khách mời: Xác định rõ nhóm khách mời trọng tâm như khách hàng tiềm năng, đối tác chiến lược, nhà đầu tư, đại diện ban ngành, cơ quan chức năng và các đơn vị báo chí truyền thông.
- Chọn ngày giờ khai trương: Lựa chọn ngày, giờ phù hợp với tuổi mệnh của chủ doanh nghiệp, đảm bảo yếu tố phong thủy để mang đến khởi đầu thuận lợi, thu hút tài lộc và may mắn.
- Lập ngân sách chi tiết: Xây dựng bảng dự trù ngân sách rõ ràng, bao gồm chi phí trang trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, tiệc teabreak, quà tặng khách mời, thuê nhân sự hỗ trợ, chi phí truyền thông và các khoản dự phòng phát sinh.
- Lên danh sách và gửi thiệp mời: Thiết kế thiệp mời trang trọng, mang dấu ấn thương hiệu. Gửi thiệp sớm để khách sắp xếp tham dự, đồng thời theo dõi phản hồi để kiểm soát số lượng người tham gia.
- Khảo sát địa điểm và lên sơ đồ tổ chức: Đo đạc, khảo sát kỹ lưỡng khu vực tổ chức, bố trí hợp lý sân khấu, khu vực tiếp đón, không gian tiệc, chỗ ngồi khách VIP và khu vực truyền thông. Đảm bảo mọi khu vực được sắp xếp khoa học, thuận tiện di chuyển và nổi bật.
- Chuẩn bị trang thiết bị và vật dụng: Hoàn thiện đầy đủ các hạng mục cần thiết như hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, backdrop, banner, cổng chào, thảm đỏ, bàn ghế, hoa tươi, quà tặng, bộ dụng cụ cắt băng và vật dụng hỗ trợ khác.
- Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện: Phát triển ý tưởng và thông điệp xuyên suốt buổi lễ, đồng bộ với hình ảnh thương hiệu, phù hợp với gu thẩm mỹ và mối quan tâm của nhóm khách mời.
Ngoài ra chuẩn bị và triển khai các chiến dịch truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Tận dụng mạng xã hội, email marketing, báo chí, đồng thời chuẩn bị các ấn phẩm quảng bá như standee, băng rôn, banner để lan tỏa thông tin và thu hút sự chú ý.
Kịch bản chi tiết ngày tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
1. Đón tiếp khách mời
Phần đón tiếp khách mời được xem là bước khởi đầu, tạo dấu ấn chuyên nghiệp và thân thiện ngay từ những phút đầu tiên.
- Bố trí đội ngũ PG, PB chuyên nghiệp thành từng nhóm:
- Nhóm 1 đứng tại cổng chính, đón khách và hướng dẫn vào khu vực lễ tân, đồng thời chỉ dẫn nơi đỗ xe gọn gàng.
- Nhóm 2 trực tại quầy tiếp tân để cài hoa cài áo, dán logo hoặc sticker thương hiệu, hỗ trợ kiểm tra danh sách, xác nhận thông tin khách mời.
- Nhóm 3 dẫn khách vào khu vực chỗ ngồi hoặc khu vực teabreak, đảm bảo khách thoải mái và đúng vị trí.
- Chuẩn bị khu vực nhận hoa, quà chúc mừng, giúp sắp xếp gọn gàng, trang trọng, thể hiện sự trân trọng đối với từng món quà.
- Chiếu video giới thiệu công ty, dự án, văn phòng mới trên màn hình LCD để khách mời có thêm thông tin trong lúc chờ ổn định.
- Tổ chức múa lân, múa rồng ngay tại khu vực đón, tạo không khí rộn ràng, sôi nổi và mang lại may mắn cho sự kiện.
2. Khai mạc chương trình
Phần khai mạc là thời khắc chính thức bắt đầu buổi lễ, khơi gợi cảm xúc, thu hút sự chú ý của tất cả khách mời.
- MC mở lời chào mừng, giới thiệu tổng quan chương trình và gửi lời cảm ơn đến các khách mời, đối tác đã đến tham dự.
- Đại diện lãnh đạo công ty lên phát biểu, chia sẻ về hành trình phát triển, định hướng chiến lược, sứ mệnh và cam kết của doanh nghiệp trong tương lai.
- Trình chiếu video hoặc slideshow hình ảnh, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ, hoạt động nổi bật và các thành tựu quan trọng nhằm khẳng định uy tín và vị thế thương hiệu.
3. Nghi thức khai trương
Đây là phần quan trọng nhất, đánh dấu khoảnh khắc doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động tại văn phòng mới.
- Thực hiện nghi thức cắt băng khai trương, với sự tham gia của lãnh đạo công ty và các khách mời danh dự.
- Tổ chức tiết mục múa lân, múa rồng, bắn pháo giấy hoặc pháo kim tuyến (tùy chọn), tạo không khí sôi động, mang đậm ý nghĩa may mắn, phát tài.
- Trao quà lưu niệm cho khách mời đặc biệt, thay lời tri ân sâu sắc.
- Chụp ảnh lưu niệm giữa lãnh đạo doanh nghiệp, đối tác, khách mời để ghi lại khoảnh khắc quan trọng và phục vụ truyền thông về sau.
4. Các hoạt động bổ trợ
Các hoạt động phụ trợ sau phần chính giúp khách mời có thêm trải nghiệm trọn vẹn, tăng kết nối và để lại ấn tượng lâu dài.
- Mời khách tham quan văn phòng mới, giới thiệu các khu vực làm việc, phòng họp, không gian sáng tạo, giúp họ hiểu rõ hơn về văn hóa và môi trường làm việc.
- Tổ chức giao lưu, trò chuyện, networking, tạo điều kiện kết nối giữa doanh nghiệp và khách mời, đồng thời mở ra cơ hội hợp tác mới.
- Biểu diễn văn nghệ đặc sắc, có thể gồm các tiết mục ca hát, múa, xiếc, ảo thuật… nhằm tăng tính giải trí và tạo bầu không khí sôi nổi, vui tươi.
- Triển khai chương trình khuyến mãi hoặc tặng quà, nếu có, nhằm tri ân khách mời, tăng sự gắn kết với thương hiệu.
5. Kết thúc chương trình
Kết thúc sự kiện chính là lúc để gửi lời tri ân và để lại ấn tượng đẹp trong lòng khách mời.
- MC gửi lời cảm ơn, chúc sức khỏe và bày tỏ sự trân trọng với toàn thể khách tham dự.
- Mời khách dùng tiệc nhẹ, cùng nâng ly chúc mừng thành công, tăng tính gắn kết và gần gũi.
- Lễ tân hỗ trợ tiễn khách ra về, trao quà lưu niệm (nếu có), thể hiện sự chu đáo và quan tâm của doanh nghiệp.
- Tiến hành thu dọn, vệ sinh, tháo dỡ thiết bị, trả lại mặt bằng sạch sẽ và gọn gàng.
- Tổ chức nghiệm thu, tổng kết chương trình, rút kinh nghiệm, ghi nhận những điểm mạnh và hạn chế để cải thiện cho các sự kiện sau.
Kịch bản chi tiết, được chuẩn bị bài bản và phối hợp nhịp nhàng, chính là yếu tố quyết định sự thành công và lan tỏa hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong ngày khai trương.
Để tổ chức sự kiện khai trương văn phòng diễn ra suôn sẻ và thành công mỹ mãn từ A đến Z, thiết bị sự kiện đóng vai trò then chốt. Từ âm thanh, ánh sáng đến sân khấu hay màn hình LED, mọi thứ đều cần được chuẩn bị chu đáo để tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Hãy để Hoàng Long Event đồng hành cùng bạn. Với trang thiết bị hiện đại và đội ngũ chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp sự kiện khai trương của bạn không chỉ hoàn hảo về kỹ thuật mà còn để lại dấu ấn khó phai. Liên hệ Hoàng Long Event ngay hôm nay để biến ý tưởng thành hiện thực!
