Địa điểm là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình triển khai và thành công của một sự kiện. Vậy nên trước khi tiến hành thuê hội trường, trung tâm hội nghị, nhà hàng hay mặt bằng tổ chức chương trình, các bên cần có hợp đồng rõ ràng để thống nhất quyền lợi, trách nhiệm và các điều khoản liên quan.
Một mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện được xây dựng đầy đủ sẽ giúp hạn chế rủi ro phát sinh, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình hợp tác và tạo cơ sở pháp lý khi cần giải quyết các vấn đề liên quan. Dưới đây, Hoàng Long Event gửi đến bạn mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện chi tiết, dễ áp dụng và cập nhật theo nhu cầu thực tế hiện nay.
Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện mới nhất
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG CHO THUÊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Số: ……/HĐTĐ-SK
Căn cứ Bộ luật Dân sự hiện hành;
Căn cứ Luật Thương mại hiện hành;
Căn cứ nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ của các bên;
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại ………………………………, chúng tôi gồm:
BÊN A (BÊN CHO THUÊ ĐỊA ĐIỂM)
Tên đơn vị: ………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………….
Điện thoại: ……………………………………………………………………………………
Đại diện: …………………………………………….. Chức vụ: …………………………..
BÊN B (BÊN THUÊ ĐỊA ĐIỂM)
Tên đơn vị: ………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………..
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………….
Điện thoại: ……………………………………………………………………………………
Đại diện: …………………………………………….. Chức vụ: …………………………..
Sau khi thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và tự nguyện, hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện với các điều khoản sau:
ĐIỀU 1. NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
1. Bên A đồng ý cho Bên B thuê địa điểm để tổ chức chương trình:
Tên chương trình: …………………………………………………………………………..
Địa điểm tổ chức: …………………………………………………………………………..
Diện tích sử dụng: ………………………………………………………………………….
Thời gian bàn giao mặt bằng: ……………………………………………………………
Thời gian thi công, lắp đặt: ……………………………………………………………..
Thời gian tổ chức sự kiện: ……………………………………………………………….
Thời gian tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng: ……………………………………………….
2. Các hạng mục Bên A cung cấp bao gồm:
- Mặt bằng tổ chức sự kiện.
- Hệ thống điện, nước phục vụ chương trình.
- Sân khấu và các trang thiết bị hiện có tại địa điểm (nếu có).
- Khu vực gửi xe, nhà vệ sinh và các tiện ích liên quan theo thỏa thuận.
- Các hạng mục hỗ trợ khác: ……………………………………………………………..
3. Chi phí thuê địa điểm
Tổng giá trị thuê địa điểm: …………………. VNĐ
(Bằng chữ: …………………………………………………………………………………..)
Trường hợp Bên B sử dụng địa điểm vượt quá thời gian đã thỏa thuận, Bên B thanh toán thêm mức phí …………… VNĐ/giờ phát sinh.
ĐIỀU 2. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
- Bàn giao địa điểm đúng thời gian, đúng hiện trạng và đúng diện tích đã cam kết.
- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết phục vụ chương trình theo nội dung hợp đồng.
- Hỗ trợ Bên B trong quá trình thi công, lắp đặt và tổ chức sự kiện theo phạm vi trách nhiệm của mình.
- Cử đầu mối phụ trách để phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương trình.
- Đảm bảo các điều kiện về an ninh, phòng cháy chữa cháy và vận hành địa điểm theo quy định hiện hành.
- Có quyền từ chối các hoạt động vi phạm pháp luật hoặc không đúng với mục đích thuê đã thỏa thuận.
ĐIỀU 3. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
- Thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn các khoản chi phí theo quy định tại hợp đồng.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý, giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép biểu diễn hoặc các giấy tờ liên quan theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Sử dụng địa điểm đúng mục đích và đúng thời gian đã đăng ký.
- Không tự ý thay đổi kết cấu, kiến trúc hoặc làm hư hỏng tài sản của địa điểm.
- Chịu trách nhiệm bồi thường mọi thiệt hại do nhân sự, khách mời hoặc đơn vị thi công của mình gây ra.
- Hoàn trả mặt bằng sạch sẽ, nguyên trạng sau khi kết thúc chương trình.
- Trường hợp hủy sự kiện, Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A tối thiểu …… ngày trước thời gian tổ chức. Việc hoàn trả hoặc khấu trừ tiền đặt cọc sẽ được thực hiện theo thỏa thuận giữa hai bên.
ĐIỀU 4. GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
1. Giá trị hợp đồng
Tổng giá trị hợp đồng: …………………. VNĐ
(Bằng chữ: …………………………………………………………………………………..)
Mức giá trên đã bao gồm/chưa bao gồm thuế VAT.
2. Phương thức thanh toán
Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Thông tin thanh toán:
Chủ tài khoản: ………………………………………………………………………………
Số tài khoản: …………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ……………………………………………………………………………………
3. Tiến độ thanh toán
- Đợt 1: Bên B thanh toán ……….% giá trị hợp đồng, tương đương ………. VNĐ ngay sau khi ký hợp đồng để xác nhận đặt chỗ.
- Đợt 2: Bên B thanh toán phần giá trị còn lại trong vòng ………. ngày trước hoặc sau khi sự kiện kết thúc theo thỏa thuận.
ĐIỀU 5. ĐIỀU KHOẢN CHUNG
- Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ được quy định trong hợp đồng này.
- Mọi sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải được lập thành văn bản và có chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp hai bên.
- Trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên ưu tiên giải quyết bằng thương lượng và hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt khi các bên hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ liên quan.
- Hợp đồng được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Tải mẫu: Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Các điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng thuê địa điểm
Một hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là văn bản ghi nhận việc thuê mặt bằng mà còn là cơ sở pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê. Để hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai chương trình, hợp đồng cần quy định đầy đủ các điều khoản quan trọng dưới đây.
Thông tin pháp lý của các bên tham gia
Đây là nội dung đầu tiên và bắt buộc phải có trong mọi mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Thông tin cần thể hiện đầy đủ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, chức vụ, số điện thoại và các thông tin liên hệ liên quan.
Việc xác định chính xác chủ thể ký kết giúp đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng và là căn cứ để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh trong tương lai.
Mô tả chi tiết địa điểm cho thuê
Hợp đồng cần ghi rõ:
- Tên địa điểm, hội trường hoặc mặt bằng cho thuê.
- Địa chỉ chính xác của địa điểm tổ chức sự kiện.
- Diện tích sử dụng thực tế.
- Các khu vực được phép khai thác như sảnh đón khách, sân khấu, khu vực hậu cần, bãi giữ xe, phòng chờ VIP, khu kỹ thuật…
- Danh mục trang thiết bị được bàn giao kèm theo.
Nội dung này giúp tránh tình trạng phát sinh tranh cãi về phạm vi sử dụng hoặc quyền khai thác địa điểm trong quá trình tổ chức chương trình.
Thời gian thuê và thời gian sử dụng thực tế
Một trong những lỗi thường gặp khi ký hợp đồng thuê địa điểm là chỉ ghi nhận thời gian diễn ra sự kiện mà bỏ qua thời gian thi công và tháo dỡ.
Hợp đồng nên quy định rõ:
- Thời gian nhận mặt bằng.
- Thời gian thi công, lắp đặt sân khấu và trang thiết bị.
- Thời gian tổ chức chương trình.
- Thời gian tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng.
- Chi phí phát sinh nếu sử dụng vượt quá thời gian quy định.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các chương trình hội nghị, lễ khai trương, activation, roadshow hoặc sự kiện ngoài trời có khối lượng thi công lớn.
Giá thuê địa điểm và các chi phí liên quan
Đây là điều khoản có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tài chính của hai bên. Hợp đồng cần quy định minh bạch:
- Giá thuê địa điểm.
- Thuế VAT (đã bao gồm hoặc chưa bao gồm).
- Chi phí điện, nước, điều hòa.
- Chi phí nhân sự kỹ thuật.
- Chi phí bảo vệ, vệ sinh.
- Chi phí bãi đỗ xe.
- Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng.
Việc liệt kê chi tiết từng khoản mục giúp bên thuê chủ động dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và tránh phát sinh ngoài kế hoạch.
Phương thức và tiến độ thanh toán
Nội dung thanh toán cần quy định cụ thể:
- Mức đặt cọc giữ địa điểm.
- Thời hạn thanh toán từng đợt.
- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Thông tin tài khoản nhận thanh toán.
- Trách nhiệm khi thanh toán chậm.
Thông thường, các đơn vị cho thuê địa điểm sẽ yêu cầu đặt cọc từ 30% đến 50% giá trị hợp đồng để xác nhận lịch thuê.
Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê
Bên cho thuê cần cam kết:
- Bàn giao địa điểm đúng thời gian và hiện trạng.
- Đảm bảo hệ thống điện, nước, điều hòa hoạt động ổn định.
- Đảm bảo điều kiện an ninh và phòng cháy chữa cháy.
- Hỗ trợ kỹ thuật theo phạm vi cam kết.
- Không cho đơn vị khác sử dụng khu vực đã được thuê trong cùng thời gian.
Đây là cơ sở để bên thuê yêu cầu bồi thường nếu địa điểm không đáp ứng đúng các điều kiện đã cam kết.
Quyền và nghĩa vụ của bên thuê
Bên thuê cần có trách nhiệm:
- Thanh toán đúng hạn.
- Sử dụng địa điểm đúng mục đích đã đăng ký.
- Thực hiện các thủ tục xin phép tổ chức sự kiện nếu pháp luật yêu cầu.
- Tuân thủ các quy định về an toàn lao động, quảng cáo và trật tự công cộng.
- Hoàn trả mặt bằng theo đúng hiện trạng ban đầu.
Các nội dung này giúp đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra minh bạch và chuyên nghiệp.
Điều khoản bồi thường thiệt hại
Đây là điều khoản thường bị bỏ sót nhưng có vai trò rất quan trọng.
Hợp đồng nên quy định rõ:
- Mức bồi thường khi làm hư hỏng tài sản.
- Trách nhiệm bồi thường đối với thiết bị kỹ thuật.
- Chi phí khắc phục hậu quả.
- Trách nhiệm của từng bên khi gây thiệt hại cho bên thứ ba.
Việc quy định từ đầu giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Điều khoản hủy lịch hoặc thay đổi thời gian tổ chức
Đối với hợp đồng thuê hội trường tổ chức sự kiện, hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức sự kiện hoặc hợp đồng thuê địa điểm hội nghị, điều khoản này đặc biệt quan trọng.
Cần quy định cụ thể:
- Thời gian thông báo hủy chương trình.
- Tỷ lệ hoàn trả tiền đặt cọc.
- Chính sách đổi lịch tổ chức.
- Trách nhiệm của mỗi bên khi đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Điều khoản càng rõ ràng sẽ càng giảm thiểu rủi ro tài chính cho cả hai bên.
Điều khoản bất khả kháng và giải quyết tranh chấp
Hợp đồng nên bổ sung các trường hợp bất khả kháng như:
- Thiên tai.
- Hỏa hoạn.
- Dịch bệnh.
- Sự cố kỹ thuật nghiêm trọng.
- Quyết định từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đồng thời cần quy định rõ phương thức giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng, hòa giải hoặc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền.
Đây là điều khoản cuối cùng nhưng có giá trị bảo vệ pháp lý rất lớn khi phát sinh sự cố ngoài ý muốn.
Trên đây là mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện chi tiết và chuẩn pháp lý nhất giúp bạn bảo vệ quyền lợi, hạn chế tối đa các rủi ro và chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín để tháo gỡ mọi khó khăn từ khâu thuê địa điểm, thiết kế đến vận hành trọn gói, Hoàng Long Event luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Với quy trình làm việc minh bạch và hợp đồng rõ ràng, chúng tôi cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối và thành công rực rỡ cho sự kiện của bạn.
Liên hệ ngay với Hoàng Long Event để nhận tư vấn địa điểm miễn phí và báo giá ưu đãi nhất!
